גזר נוסף ללקוחות מיקרוסופט

לקוחות נדרשים לקצץ בהוצאות ה- IT בצורה מתמדת. אחד מהחוזים המשמעותיים אצל ארגונים רבים הוא החוזה מול מיקרוסופט, חוזה המרכז תשומת לב מיוחדת. לאחרונה יצאה מיקרוסופט עם גרסאות חדשות למספר מוצרים אסטרטגיים - Windows7 ו- Office 2010. מוצרים אלו זוכים לתגובות חיוביות, בעיקר Windows7 הותיק יותר וארגונים נמצאים בשלבי החלטה והטמעה שונים של מוצרים אלו. עם זאת, ארגונים שואלים את עצמם האם להמשיך לחדש את ההסכם מול מיקרוסופט וזאת דווקא בגלל תקופת היציבות שיקבלו עם הטמעת הגרסאות החדשות. כלומר לקוחות מניחים שלאחר הטמעת Windows7 ו- Office2010 הם יקפיאו את התצורה למספר שנים, לא יזדקקו לגרסאות חדשות ולכן נשאלת השאלה לגבי כלכליות הסכם המסגרת מול מיקרוסופט. זאת שאלה לא פשוטה עם הרבה פרמטרים התלויים בסוג הארגון, סוג המערכות שנמצאות בשימוש, מידת החשיבות לקידמה טכנולוגית ועוד ועוד. מיקרוסופט מציעה הטבות רבות ללקוחות שנמצאים איתה בהסכם גלובלי ואכן רובם המכריע של לקוחות ה- IT הגדולים בישראל בוחרים לחדש הסכם זה לאורך השנים.
לאחרונה הציעה חברת מיקרוסופט הטבה נוספת ללקחותיה והיא "פטור" מעלות השימוש ב- VDI.
תחום ה- VDI הוא תחום מאוד סקסי ולקוחות רבים בוחנים עולם זה כחלק מתפיסת הענן הפנימי ותוך רצון להוריד עלויות ולשפר את השירות. שימוש ב- VDI מחייב רישוי מיוחד ממיקרוסופט, כאשר התייחסתי לנושא בכניסה קודמת שלי בבלוג.
אולם לאחרונה הודיע מיקרוסופט על שינוי מדיניות ולפיו שם הרישוי שונה מ- VECD ל- VDA כאשר לקוחות אשר נמצאים בהסכם עם מיקרוסופט ברכיב תחנות הקצה מקבלים פטור מלא מתשלום זה. פרטים על המדיניות נמצאים כאן.
מדובר על הטבה חשובה המצביעה על הרצון של מיקרוסופט להשאר תחרותית ועל החשיבות של השארת הלקוחות במסגרת ההסכם.
להלן ציטוט חלקי מהמדיניות:

Licensing Microsoft Windows for virtual environments
Just like the physical desktop environment, customers need to be correctly licensed for their VDI environments. Starting July 1st 2010, customers that have devices already covered with Windows Client Software Assurance (SA) can now use those devices to access VDI desktops in the datacenter at no extra charge. Software Assurance benefits will be expanded to include use rights for virtual desktops, thereby providing additional value for our SA customers.
Introducing Windows Virtual Desktop access (Windows VDA):
Starting July 1st, 2010, customers that intend to use devices that do not qualify for Windows Client SA (such as thin clients or third party contractor PCs), will require a license called Windows Virtual Desktop Access (Windows VDA). Microsoft designed Windows VDA to enable organizations to license virtual copies of Windows client operating systems in virtual environments. Windows VDA is a device-based subscription license and will be available at $100/device/year. It will allow organizations to create multiple desktops dynamically, enable user access to multiple virtual machines (VMs) simultaneously, and move desktop VMs across multiple platforms, especially in load-balancing and disaster recovery situations. Windows VDA includes the following benefits:
 Ability to run a copy of Windows in a datacenter, including Enterprise editions of the software.
 Rights for the primary user to access corporate VDI desktops from non-corporate PCs, such as internet cafes and home PCs.
 Access rights for up to four virtual machines concurrently.
 All Windows Client Software Assurance benefits, such as training vouchers, 24* support, etc.
 Unlimited mobility of virtual machines between servers and storage for increased reliability.
 Unlimited backup of virtual machines.
 Availability to volume licensing keys, such as Key Management Service (KMS) and Multiple Activation Keys (MAK).
Note: It is important to know that Windows VDA is mandatory all devices not qualified for Windows Client SA that want to access a virtual copy of Windows, regardless of the underlying infrastructure provider. For example, a company with 10 thin clients and 10 laptops (covered under Windows Client SA) accessing a VDI environment requires a total of 10 Windows VDA licenses that need to be assigned to the thin clients (10 x $100/year). The laptops get virtual desktop access rights through Software Assurance.
Customers who purchase the Enterprise Desktop with MDOP are able to use the latest virtualization and management technologies to optimize their desktops. This new SKU simplifies the purchase process for customers that want to add value to their Enterprise Agreement. To learn more about how you can use Windows VDA for your VDI environment, please refer to the VDI Licensing brochure.
To get a quote on licensing options for your organization, including to avail benefits of Windows VDA and Windows Client SA today, please contact your local Microsoft Licensing Specialist.

רכש IT Procurement

לאחרונה בצעה STKI בדיקה לגבי התנהלות מחלקת רכש IT. מן הברור עולות נקודות אלו:
1. ישנה שונות רבה בין הארגונים לגבי ההתייחסות של רכש IT. בין ארגונים שבהם מחלקת הרכש מעורבת ברמה העסקית (הנושקת לטכנולוגית) מבחינת בחירת ספקים, טכנולוגיות, צורות הטמעה (המשפיעות על עלויות) וכד'. לבין מחלקות אשר אינן מעורבות כלל ואשר מקבלות "טיוטת" רכש כולל מחירים, מועדי הספקה ולעיתים גם תנאי תשלום ובמקרה זה מחלקת הרכש רק מוציאה את ההזמנה בפועל.
2. החלקים הלוגיסטיים – קליטת הציון אינן מטופלים על ידי צוות הרכש אלא על ידי הצוותים המקצועיים אשר מעדכנים במערכת ה- ERP שהתבצעה קליטה.
3. אישור חשבוניות מתבצע על ידי מחלקת הרכש לפי נוהלים קבועים מראש שעיקרם גודל החשבונית. חשבוניות גדולות במיוחד מאשר אף המנכ"ל.
4. בארגוני הרכש קיימים בד"כ שני דרגים לפחות. דרג הקניינים אשר מבצע את המשא ומתן וקובע מדיניות. דרג העזר מסייע בחלקים הטכניים של הוצאת ההזמנה ומבצע את קבלת החשבוניות (הזנה למערכת) ואחראי לאישורים תוך קביעת התהליך המתאים. יש חשבוניות אשר מאושרות על ידי דרג העזר בלבד (לעיתים תוך אישור הדרגים המקצועיים) ויש חשבוניות שחייבות באישור הקניינים ולעיתים כאמור אף אישור דרגי הנהלה בכירים יותר. כלומר רוב נטל אישור החשבוניות מתבצע על ידי כוח העזר.
5. מבחינת כ"א במחלקת הרכש תמונה אפשרית היא ש- 50% מהצוות הוא קניינים ו-50% כוח עזר.

ארגוני IT חייבים להבין שתחום הרכש הוא תחום שחוסך כסף לארגון – משא ומתן טוב יותר מול ספקים, הסדרי לוגיסטיקה משופרים, פחות טעויות ואיפשור העבודה השוטפת ללא תקלות. כלומר ארגוני רכש אשר אינם עומדים במשימותיהם פוגעים כלכלית בארגון.

ביטוח בחוזה מחשוב - insurance

לאחרונה נתבקשנו לבדוק את הסוגייה של ביטוח בחוזי מחשוב. ב"עולם" שלנו קורים ארועים לא נעימים.
• מחשב שגרם לקצר אשר הצית שריפה.
• מסך שנרכש וגרם לפגיעה בראייתו של עובד, אשר תובע את החברה בגין הנזק שנגרם לו בעקבות עבודתו.

האם לדעתך מקובל לדרוש מהיצרנים\משווקים\יבואנים ביטוח לארועים מסוג זה? ואם כן, האם קיימת חלוקה, למשל - ציוד קצה פטור מהביטוח וציוד מחשב מרכזי וציוד תקשורת חייבים?
על פי הבירור רוב הלקוחות אכן מתייחסים לסוגיה של חבות מעבידים לעובדיהם- אם עובד של קבלן נפצע במהלך העבודות אלו אצל הלקוח – מי שאחראי הוא מעסיקו הישיר ולא הלקוח שהזמין את העבודה. יש תחומים שבהם יש הקפדה מיוחדת לדוגמה בנושאים של "מתח גבוה".
לגבי אחריות נוספת, אצל לקוחות רבים אין התייחסות ספציפית עם זאת איתרתי לקוח שאכן דורש מהספק שהיה אחראי לשורה שלמה של נזקים אפשריים נוספים. לעיתים אף דורשים מהספק ש"יציג פוליסת ביטוח המכסה את האחריות".
להלן ניסוח חופשי של התנאים המופיעים בהסכם הכללי של אותו ארגון:
• לספק יש אחריות על כל אובדן נזק לגוף ולרכוש עקב מעשה או מחדל של או אובדן של הספק.
• מדובר על נזק ישיר (תאונת דרכים שביצע עובד של הספק) או עקיף (בגלל שמערכת ה- CRM לא עבדה הלקוחות איבד X הכנסות).
• יש הגבלה לגובה הנזק (מחיר העסקה או פעמיים מחיר העסקה) פרט לנזקי גוף או נפש או נזק לרכוש ממשי, מוחשי או אישי, או נזק הפרה של קניין רוחני (אם תובעים את הארגון על שימוש ב- open source - אז כל התביעה עוברת לספק) . כלומר יש הגבלה לנזקים עקיפים (אובדן הכנסות) אבל לא לנזקי גוף, נפש, רכוש או קניין רוחני.
• הלקוח גם "ישתף פעולה" עם הספק במידה של תביעה ויעביר לו מידע רלוונטי במידת האפשר.
• הספק צריך להוכיח תוך 21 יום מחתימת ההסכם שיש שהוא מכוסה בביטוח מתאים (יש מקרים שבהם יודעים שלחברה יש פוליסה כזו – לדוגמה IBM).
בארגון המדובר אלו התנאים המופיעים בחוזה הסטנדרטי אבל יש מקרים רבים שבהם לא מתעקשים על כל הפרטים. לדוגמה בתחום PC לא דורשים אחריות כוללת לכל הנזקים (לדוגמה למצב שבו יש שרפה שנגרמה בגלל ה- PC. במקרה כזה הספק יחליף את ה- PC אבל לא יפצה את הארגון על נזקי השרפה). בתחום השרתים\אחסון כן מקפידים יותר גם על סעיפים אלו.

לסיכום, רוב הארגונים לא דורשים את כל ההגנות האפשריות אך ישנם ארגונים שמקפידים יותר.

תוספת סטנדרטית לחוזה IT

אחד הלקוחות התלונן לאחרונה על מצב שבו לאחר תום הסכם ראשוני הספקים מרעים את תנאי ההסכים וזאת לאחר שהארגון כבר התרגל (שלא לאמר התמכר...) לפתרון.
להלן מספר פסקאות שיש להוסיף לחוזי IT כפי שהתקבלו ממנהלי רכש בתחום במפגשי שולחן עגול בתחום רכש. חלק מהמפגשים נמצא במלואם כאן.
לקוחות דיברו על כך שיש אפשרות להכניס סעיפים אלו גם בהסכמים של חברות גדולות מחו"ל - הכל תלוי בסיטואציה התחרותית - בהסכם הראשון.
=========
לפיכך, תנאי ברזל בחתימה על עסקה ראשונה במוצרים אשר יש סיכוי וישמשו את הארגון לטווח ארוך ולא פשוטים להחלפה הוא לקבוע אחוז תחזוקה לתקופה בלתי מוגבלת ממחיר הרכישה מקורי.
לדעת חלק ממשתתפי הדיון, תנאי זה הנו בר השגה ברובם המכריע של עסקאות התוכנה – מעל 90%. רק בחלק מה- corporates הבינלאומיים הדבר בלתי יישים וגם אז מוצאים דרכים למנוע עליית מחירים לאחר תום ההסכם.
תנאי זה חייב להיות תנאי מהותי אשר עולה לדיון בתחילת המשא ומתן כחלק מתנאי הסף. כלומר אין לחכות עם תנאי זה לסיום המשא ומתן.

=============

בזמן החתימה הראשונית על החוזה רצוי להוסיף פיסקה שבה מצוין ש- "זכותנו לחדש את החוזה באותם התנאים בתוך 60 יום" וגם להוסיף הבהרה ש-"זכות החידוש באותם תנאי הנה תנאי מהותי גם בהסכם הנוכחי וגם בהסכמים הבאים".
תנאי מהותי נוסף שרלוונטי בייחוד למצב בו רוכשים מ- startups או מחברות לא גדולות הוא ציון שתנאי החוזה ישמרו גם במקרה שהחברה או המוצר ימכרו.

• על הלקוחות להוסיף סעיף סטנדרטי בחוזה – תמחור השימוש בתוכנה יתבסס על מספר המעבדים הפיזיים במחשב.
• רצוי להוסיף גם תנאי שמדבר על מעבר ל- 64 BIT – ניתן יהיה להשתמש ברישיון זה גם בסביבת 64BIT של המוצר.

============

גם כאן, אנו ממליצים ללקוחותינו לנצל את המצב ולקבע את המצב על ידי הוספה של חוזה בסעיף שמדבר על כך שהתשלום יתבצע לפי CPU (או אפילו עדיף "לפי שרת"). יש להוסיף את "סעיף הסעיפים" – הספק מתחייב לשמור על תנאים אלו גם בחוזים הבאים. כל זאת – במידת האפשר.

רכש תוכנה software procurement

רכש תוכנה הוא אחד הנושאים המרתקים ביותר בתחום רכש ה- IT.
בדיון שהתקיים לאחרונה בהשתתפות אנשי רכש עלתה הסוגייה שהפרמטר העקרי המוביל לתנאי העסקה היא צורת ספירת הרשיונות. לספקים יש יכולת רבה לשנות באמצעות שיטות יצירתיות שונות את צורת ותוצאות הספירה וזהו הפרמטר העקרי לקביעת מידת ההנחה – לעיתים קרובות עד כדי סדר גודל! עובדה זו גורמת לאיום מתמיד על הלקוחות במובן שאיש המכירות ישנה את שיטת הספירה ויגרום לכך שהארגון יהיה חשוף לתביעה. אולם זהו איום שלדעת חלחייבים לחיות איתו. נקודה רלוונטית נוספת היא אופן התגמול של אנשי המכירות. ישנם מקרים שבהם אנשי המכירות מתוגמלים על רשיונות חדשים בלבד ולא על תחזוקה. במקרים אלו ישנן דרכים יצירתיות לבצע "דלת מסתובבת" ברישוי שנמצא בארגון. כך אנשי המכירות מתוגמלים וכתמורה ישנה "גמישות" בצורת הספירה. זאת גם החשיבות שמנהלי הרכש יהיו בעלי נסיון ויקבלו יעוץ מתאים.

בדיון עלתה דוגמה משעשעת שבה ארגון עם "יותר מזל משכל" (במקרה זה) סיים הסכם עם מיקרוסופט בתאריך 1 לספטמבר כאשר Windows 7 הוכרז במערכות הפנימיות של מיקרוסופט (לא ברמה השיווקית) ב- 30 לאוגוסט. הדבר התגלה לארגון במקרה והתוצאה היא סיטואציה תחרותית לטובת הארגון שתורגמה לתנאים טובים בהרבה. המסקנה היא שיש לבדוק זמני availability של תוכנות\מוצרים במערכות הפנימיות של הספק ולא להסתמך על ה- PR שמוציאים השיווק.

בעולם התוכנה ישנה סוגיה של רכש מול שכירות. הדעה הרווחת היא ששכירות תוכנה אינה טובה ללקוח זאת מכיוון בעת חידוש החוזה אין ללקוח אלטרנטיבה של ממש. זאת לעומת מצב של רכש תוכנה (perpetual license) שבו ישנה אפשרות להמשיך ולהשתמש בתוכנה ללא קבלת עדכונים או תמיכה. עם זאת בדיון דובר על כך שבמקרים מסויימים לאנשי המכירות יש גמישות רבה יותר בהסכמי שכירות, הן באחוזי ההנחה והן בצורת הספירה כאשר ארגונים גדולים מגיעים יותר בקלות בהסכמי שכירות לתצורה של site license או בניסוח אחר unlimited right to use.
נקודה שלעיתים נחשבת כטובה בהקשר של הסכמי שכירות היא שהסכמים מסוג זה נספרים בתור הוצאות (OPEX) לעומת הסכמי רכש שנספרים בתור השקעה (CAPEX) ושלאחר מכן מחייבים הפחתה. לעיתים הארגון רוצה להגדיל OPEX לעומת CAPEX (לעיתים בדיוק להפך...) כמו כן הטיפול החשבונאי בשכירות נוח יותר.

בדיון עלתה סוגיה של הקשחת המדיניות של ספקים בהקשר של עלויות תחזוקה (למול עלות רכש) כאשר הספקים טוענים שבעקבות רגולציה VSOE דרגות החופש שלהם בבניית העסקה – הצגת רכש מול התחזוקה בתמהיל – נפגעו. עם זאת יש לציין שעדיין ברוב העסקאות אליהם אנחנו עדים מדובר על כך שאחוז התחזוקה הוא ממחיר רכש ולא ממחיר מחירון.

חסכון חוזר לארגון ה- IT

ישנה דילמה בארגוני IT רבים: כיצד ואיך לחסוך. מצד אחד ארגוני - IT מנסים לחסוך אך מצד שני כאשר מתבצע חסכון ישיר - לדוגמה במקום תוכנה אשר עולה 3X מכניסים לשימוש תוכנה בעלות X הרי שההנהלות הפיננסיות במקרים רבים מקצצות 2X מתקציב ה- IT. ולכן, ישנם ארגוני IT רבים אשר מנסים לחסוך אך בצורה "עקיפה" או "שקטה". כלומר במקרה שהצגנו מחליפים את התוכנה שעולה 3X בתוכנה שעולה X אך מבצעים זאת כחלק מפרוייקט אשר עולה 3X פחות או יותר ומשתמשים ב- 2X הנוספים בתחומים שבהם ישנו מחסור בתוך ה- IT. כלומר מדובר על שקיפות שאינה מלאה ועל ניוד משאבים "סודי" בתוך ארגון ה- IT.
ישנם ארגונים - וזאת ההמלצה שלנו- אשר מחזירים כל תקציב שנחסך ל- IT. כלומר אם ארגון ה- IT חסך 2X בפעולה מסויימת הרי שבשנה הבאה יקבל תוספת של 2X לצרכים אחרים. אם צריך מבצעים קיצוץ אך שאינו קשור לחסכון שהתבצע. מדיניות זו מעודדת חסכון ומעודדת שקיפות.

שיפור משא ומתן באמצעות מבנה ארגוני

לקוחות מחפשים דרכים יצירתיות להורדת עלויות באופן כללי והורדת עליות רכש IT בפרט.
ישנו נדבך חשוב אשר עשוי לסייע בצורה משמעותית לתוצאות משא ומתן ולהורדת עלויות רכש IT והוא קביעה של מבנה ארגוני שמאפשר תחרותיות.
הרי ברור שגורם המשמעותי ביותר להורדת עלויות ברכש IT הוא תחרותיות או במילים אחרות אלטרנטיבה או תחליף. לייתר דיוק אפשר להגדיר "משא ומתן" כ"בחינת אלטרנטיבות". אם אין אלטרנטיבות אין משא ומתן! כאשר ככל שהצוותים הטכנולוגים\תפעוליים מוכנים לקבל תחליף כך האפשרות לקבלת תנאים טובים יותר גדלה.
ועכשיו למבנה הארגוני. באחד הארגונים יש צוות UNIX שבתחום אחריותו גם האחסון הקשור לשרתים שלו, וישנו צוות נוסף - צוות Windows אשר אחראי גם הוא לאחסון שקשור לשרתים שלו.
היסטורית, צוות ה- UNIX עובד עם NETAPP וצוות ה- Windows עובד עם EMC. מבחינת רכש IT זהו מצב לא אידאלי כי מבחינה פוליטית ארגונית אם צוות ה- UNIX ירצה לבצע תחרות ולשקול החלפת ספק הרי שמעבר ל- EMC יהיה בעייתי מבחינתו כי הוא עלול לאבד את הבכורה המקצועית לצוות המקביל- צוות ה- Windows. ולכן רוב הסיכויים שהוא יעדיף להישאר עם הטכנולוגיה המוכרת לו ויסרב מטעמים שונים ומשונים להכניס אלטרנטיבה.
מצב דומה קיים בארגונים שבהם ישנה הפרדה בין צוותי DBMS - צוותי אורקל וצוותי MSSQL. , תחומי הפיתוח ועוד ועוד.
מבחינת רכש IT עדיף היה לצור צוות טכנולוגי יעודי רוחבי כמו לדוגמה צוות לתחום האחסון, צוות לתחום ה- DBMS. צוות זה סביר להניח שיכיר ויתפעל מספר טכנולוגיות וגם פחות יחשוש לבצע החלפה טכנולוגית.
לסיכום - גם למבנה ארגוני השפעה על עלויות רכש ה- IT ועל האפשרות לצור מצב תחרותי.

אינטרס לקבלת זיכוי - Rebate - על ציוד מחשוב

ציוד המחשוב ככל ציוד\נכס אחר בארגון מופיע במאזן החברה ומפוחת על פי חוק. שעורי ההפחתה לציוד שונים בין ציוד לציוד ואולם בגלל ההתפתחות הטכנולוגית המהירה בתחום המחשוב לעיתים מתרחש מצב שבו הציוד כבר מוחלף על ידי ציוד אחר כי אינו ראוי לשמש את הארגון זאת כאשר עדיין לא הופחת במלואו. במקרה כזה על החברה למחוק ממאזנה את הציוד והדבר מתבצע על ידי פעולה של "השברה" או "השמדה" או לעיתים אף ישנה מכירה של הציוד שכבר לא מתאים – כגרוטאות. פעולות אלו אינן "חביבות" לא על ידי אנשי מערכות המידע וגם לא על ידי אנשי הכספים.
לכן, במקרים רבים ידרשו ארגוני ה- IT שהספק הזוכה ייקח את ציוד המחשוב הישן ואף יזכה את הלקוח. על ידי פעולה זו גם מצליחים "לנקות" את ספרי הנהלת החשבונות בארגון וגם פיזית "לנקות" את אולם המשב.
זאת עוד דוגמה למורכבות עולם ה- IT.

כמה עולה מומחה מחו"ל?

עלות מהנדס בכיר מחו"ל היא בין 1000$ ל- 1500$ ולעתים גם (של חברות מובילות כמו אורקל או IBM גם 2000$ !) לא כולל הוצאות נילוות. כלומר צריך להוסיף את ההוצאות הנילוות.
לגבי ההוצאות הנילוות, מדברים מראש על טיסה ב- economy ומלון טוב (אבל לא הילטון סוויטה מלכותית..) וגם לגבי אשל ליום –per diem – 60$ ולעיתים קצת יותר.
במידה ואפשר הלקוח (כלומר החברה בישראל) רוכשת את הטיסה ואת המלון ובמידה ולא מבקשים אישור מראש על הוצאות אלו (כי גם עלות טיסה economy יכולה להיות פי 3 מ- economy אחר...).
לגבי קשיחות של הספק הבינלאומי לגבי מסמכים רשמיים או חוזים סטנדרטיים – אם החברה ממש רוצה הם יכולים לשנות. כלומר לקוחות דיברו על כך שבמידה ואיש המכירות מאוד מתעקש לא לשנות את המסמך הבינלאומי הוא במקרים רבים כן מוכן "להסתדר" לגבי הסכומים כי אז הם נותנים הנחה במקום אחר (על חשבון תחזוקה שנה הבאה, ימי הדרכה, וכד'). כלומר אם הייצרן הבינלאומי רוצה מוצאים דרך להתגמש כן מקובל שהלקוח בישראל מוסיף את ההוצאות הנילוות.

תחרות אמיתית

העובדה שלקוח מקבל 5 או 10 הצעות מחיר אינה מרמזת על כך שקיימת תחרות אמיתית. במקרים רבים לקוח בונה מכרז ומבקש הצעות מחיר ממספר ספקים\משווקים. הצעת מחיר אשר תנאיה הגבילו את מספר היצרנים ליצרן אחד או שניים. במקרה כזה יכול הלקוח לקבל הצעות מחיר רבות, לבחור את ההצעה הנמוכה ביותר לחשוב שהוא קיבל מחיר מצוין. אולם, ברוב המקרים לפחות בתחום החומרה, היצרן או לייתר דיוק הסניף המקומי בישראל של היצרן, מעדיף אחד מהמשווקים\ספקים ויאשר לו הנחה גדולה יותר. העדפת המשווק\ספק תסתמך על דברים כמו ניסיון קודם של המשווק\ספק אצל אותו לקוח, מחוייבות גדולה יותר של המשווק\ספק למוצר או כל שיקול אחר. והתוצאה היא שבפועל היצרן הוא זה שבוחר את המשווק\ספק וכמעט קובע את המחיר - למרות שבפועל מוצעות הצעות מחיר רבות.
לסיכום תחרות בין משווקים\ספקים שחסרה מימד של תחרות על המוצר אינה תחרות. בכדי לצור מצב של תחרות אמיתית יש להשאיר בזמן קביעת תנאי הסף מספר יצרנים רב ככל האפשר.

איפה הרשיון שלך?

אחד הלקוחות ביצע פרוייקט שכלל חומרה ותוכנה מסוגים שונים. רק לאחר שנה יותר הסתבר שלא כל רשיונות התוכנה סופקו בפועל. כלומר התוכנה עובדת והכל כשורה מבחינה זו אולם הרשיון לא סופק בפועל.
למרות שכאמור המערכת עובדת, בטווח הארוך יתכן שיהיה צורך ברשיון בפועל ולכן רצוי לשים לב שמקבלים את כל מה שסוכם בעיסקה- כולל הרשיונות בפועל.

גירסת enterprise למול גרסת standard? תאמין רק לעצמך

מוצרים רבים בשוק כוללים אופציות שונות כאשר במקרים רבים ישנה למוצר גירסה של enterprise או גרסת standard. במוצרים רבים ישנו פער גדול בעלויות בין גרסאות אלו. לדוגמה במסדי נתונים מגיע הפער ל- פי 6! אצל אחד מהספקים.
לפיכך אנחנו נתקלים במצבים שבהם אנשי מכירות מסבירים ללקוח מהם התכונות הנדרשות בגרסת enterprise ושאינן קיימות בגרסת ה- standard. הבעיה היא שלעתים ההסברים הללו אינם מדוייקים או נוטים לחומרה מבחינת חוסר היכולת בגרסת ה- standard. מנהלי המוצר אצל הספק יותר מדוייקים בד"כ אך גם כאן יכולה להיות הטייה מסויימת. ולכן המלצתנו היא לבצע בחינה נפרדת של שתי הגרסאות כאשר הלקוח הוא זה שמוודא את השוני בין הגרסאות. עלות הבחינה - מספר שעות פנימיות או חיצוניות שווה ברוב המקרים את ההשקעה.

לא לשכוח - סוגיות רישוי בסביבת VDI

טכנולוגיית ה- VDI הנה אחת הטכנולוגיות שמושכות תשומת לב רבה של לקוחות מובילים. טכנולוגיה זו מאפשרת סביבה של מחשוב מרכזי כמו בטכנולוגיה של Terminal Servers (לדוגמה Citrix presentation server) אך ללא פגיעה בתחושת המשתמש מבחינת שימוש בסביבה אישית משלו. לטכנולוגיה זו ישנם יתרונות וחסרונות בהם לא אדון כאן אך ברצוני לציין עובדה שלקוחות רבים לא לוקחים בחשבון הוא הצורך בתוספת רישוי ספציפית בשם VECD -Vista Enterprise Centralized Desktop  .

על פי מדיניות מיקרוסופוט כפי שמופיע בלינק הבא:

VECD is a device-based subscription license and is available two ways:

.VECD for SA, which is priced at $23/year

.VECD, which is priced at $110/device/year. 

Note: It is important to know that VECD is mandatory for any VDI deployment that uses virtual copies of Microsoft Windows, irrespective of the underlying infrastructure provider.

For example, a company with 10 thin-clients and 10 laptops (not covered under Software Assurance) accessing a VDI environment requires a total of 20 Windows VECD licenses (20 x $110/year). However, if the same company has 10 thin clients and 10 laptops covered under Software Assurance, they will require 10 VECD licenses (10 x $110/year) and 10 VECD for SA licenses (10 x $23/year).

מה כל כך חזק בתחזוקת תוכנה?

לאחרונה נתקלנו בידיעה אשר דיברה על שינויים במדיניות תחזוקת התוכנה של מספר חברות.

 הידיעה דיברה על כך שאורקל הורידה את דמי התחזוקה המסורתיים שלה למערכות ישנות. ידיעה זו הזכירה גם את הדחיה של SAP בהעלאת דמי התחזוקה.

דמי התחזוקה הוא אחד הסעיפים החשובים בחוזי תוכנה. ישנם לסעיף מספר מימדים ביניהם - מה כוללת התחזוקה- האם תמיכה או עדכונים תוכנה. ואם מדובר על עדכוני תכונה האם הספק מתחייב למספר עדכונים בתקופה מסויימת - יכול להיות מצב שבו ספק אשר אינו מספק גרסאות חדשות של תוכנה גורם לכך שבתקופה זו הלקוח שילם דמי תזוקה ולא קיבל גרסה חדשה כלל . אם זכרוני אינו מטעה אותי היתה תקופה מסויימת שלקוחות מיקרוסופט (כלומר כולם..) אשר חתמו על הסכם בחלון זמן כלשהו לתקופה של 3 שנים לא קיבלו במשך כל אותה תקופה גירסה חדשה של Office.  אותם לקוחות (לא רבים) לא אהבו זאת.מצדשני ספקים לא אוהבים מן הסתם להתחייב על מספר הגרסאות שישחררו.

מימד נוסף הוא התמיכה - איזה תמיכה ובאיזה חלון שירות (שעות פעילות). מימד נוסף הוא תיקוני  BUGS - וגם כאן - האם יש התחייבות לתיקון BUGS בפרק זמן מסויים.

מימד אחרון שנזכיר הוא "מהו הבסיס". חברות רבות נוהגות להצהיר שלמרות שהלקוחות מקבלים הנחה ברכש המוצר, אבל דמי התחזוקה הם ממחיר המחירון.

ובכן, בפועל רובם של הלקוחות המנוסים מצליחים להגיע למצב שבו דמי התחזוקה מחושבים ממחיר העסקה ולא ממחיר המחירון.

הגדיל לעשות ארגון בתחום הפיננסי אשר כאשר שאלתי אותו בזמנו על דמי תחזוקה - "האם מדובר באחוז ממחיר הרכש או ממחיר המחירון?" ענה הלקוח "אצלינו אין דבר כזה ממחיר המחירון!".

לנו יש מידע על לקוחות אשר משלמים דמי תחזוקה שונים - לא דמי התחזוקה הרשמיים. עם זאת יש לציין שההבדלים הם אינם גדולים.

מצד שני ישנן חברות אשר 100% קשיחות בקביעת דמי התחזוקה.

המלצתנו ללקוחות היא דבר ראשון לבדוק מה מקובל בכל מוצר (לנו יש מידע על מוצרים פופולאריים בשוק) והדבר השני הוא לא לשכוח (לנסות) להכניס בהסכם את "סעיף הסעיפים" האומר - ישנה אופציה ללקוח להאריך את החוזה באותם תנאים. תנאי זה אמור למנוע מהספק להעלות את המחירים.

שלום בזמן הרכש או התרוצץ כמו משוגע ושלם יותר - בזמן חידוש החוזה

כלל ידוע בתחום הרכש הוא שעדיף להיות "ללא חובות" בעיקר אצל הספקים הגדולים והחשובים.

עם זאת, לקוחות עדיין עושים שגיאות.

ברצוני לתת דוגמה של לקוח שרכש תקופה מסויימת מחשבים שולחניים ללא מערכות הפעלה והסתמך על כך שהוא נמצא בהסכם רישוי מול מיקרוסופט. לא ברור אם זאת שגיאה של אנשי הרכש\תפעול או שמשהו במיקרוסופט הבטיח (או שהבינו שהבטיח) ש"אין בעיה" אבל בזמנו הדבר הוצג כחסכון. 

אבל, כאשר היה צורך חדש את ההסכם מול מיקרוסופט הסתבר שלא ניתן היה להסתמך על ההסכם או על ההבטחה כלומר הארגון נמצא בחוסר של רשיונות. 

ואז, נוצר מצב שבו היה לחץ גדול שלא להיות במצב של תת רישוי (עם כל המשמעויות של מצב כזה) ,  הלקוח ניסה לרכוש את הרשיונות החסרים כאשר לא ברור לו כלל האם ניתן לבצע פעולה כזו, וכל אותו זמן - מנהלים בכירים שני הצדדים דנים בסוגיה בעייתית זו כאחד הדברים המשמעותיים בתנאי חידוש ההסכם הבא.

כלומר - עדיף היה לרכוש מראש את המחשבים עם רשיונות של מערכות הפעלה ולא להכנס למצב אמיתי של לחץ בזמן חידוש ההסכם.

בדוגמה ציינתי ספציפית את מיקרוסופט אבל הדבר נכון למול כל חברות התוכנה (בעיקר IBM, SAP, אורקל וכד').

אגיד זאת שוב - בייתר בירור- לספק התוכנה יש אינטרס שהלקוח שלו יהיה במצב של תת רישוי - בזמן חידוש ההסכם הבא ולכן אסור ללקוח להיות במצב שהוא "לא יודע איך לצאת ממנו". כל ההבנות וההבטחות חייבות להיות בכתב.

התגברות השאלות בנושא פתרונות מעולם הקוד הפתוח

לאחרונה, ככל הנראה עקב הרצון לקצץ בעלויות אנחנו מקבלים שאלות רבות שקשורות לפתרונות מעולם הקוד הפתוח (מזכיר מה הכוונה ב"פתוח" - http://www.youtube.com/watch?v=S26zAvxgZ_4 .
שאלות לגבי מידת השימוש, הבשלות והתמיכה של Open Office, JBOSS ,Tomcat, Nagios, Drupal ועוד ועוד. זאת מבלי להזכיר את Linux שהפכה להיות מערכת הפעלה מקובלת ובשלה. מבחינתנו לא כל הפתרונות מסביבת הקוד הפתוח בשלים לשימוש מלא במערכות אסטרטגיות אצל ארגוני enterprise, אבל בכל מקרה ההתעניינות בפתרונות גוברת אצל המשתמשים וגם ספקים מזדרזים להציע חבילות תמיכה.
כאמור, תופעה שהתגברה בצורה משמעותית בחודשים האחרונים.

למען תחרותיות יש לצור אחידות בין סביבת האחסון ב- DRP לסביבת האחסון הראשית

במכרז DRP שראיתי לאחרונה, לקוח ביקש לרכוש מערכת אחסון גדולה משמעותית ממערכת האחסון שנמצאת אצלו כעת בייצור. הסיבה היא שקיבולות האחסון בארגון גדלות בקצבים של 30% עד 100% וגם פתרונות האחסון משתפרים בקצבים אלו (לפחות). כלומר אם לקוח רכש מערכת אחסון לפני שנתיים מערכת אחסון בתקציב X, כיום בתקציב של מחצית מזה לקוח יכול לרכוש אחסון בשטח כפול פחות או יותר. מצב זה לכאורה הוא מצב טבעי אולם ישנה בעיה חמקמקה בסיטואציה זו.
לאחר ביצוע הרכש וההתקנה, ללקוח תהיה מערכת אחסון חדשה באתר ה- DR ובאתר הראשי תהיה מערכת אחסון בת שנתיים. בעוד שנתיים, מערכת האחסון הראשית תהיה בת 4 וסביר להניח שכדאי יהיה להחליף אותה. מערכת האחסון ב- DRP תהיה בת שנתיים, ועדיין במלא כוחה. בסיטואציה הזו, ברוב המקרים יעדיף הלקוח להחליף את מערכת האחסון הראשית ולהשאיר את סביבת ה- DRP כמו שהיא. המשמעות היא שנשארים עם אותו יצרן האחסון– ללא מצב תחרותי! על סמך תסריט זה, באינדוקציה (למי שזוכר מה זה...), נשארים עם אותו יצרן אחסון לנצח!
ההמלצה שלנו היא לנסות להגיע למצב בו מערכת האחסון הראשית ומערכת האחסון ב- DRP נמצאים באותו מצב מבחינת מחזור החיים. וכך, כאשר המערכות מגיעות למצב בו צריך להחליף אותם, ניתן לבצע תחרות אמיתית בין הספקים השונים ולהחליף את מערכות האחסון במקביל- באתר הראשי ובאתר ה- DR ביחד.

זליגת מחשבים?

כל בוגר תיכון ממוצע שמע על זליגת חשמל (בידוד גרוע ומתח גבוה). אבל האם גם מחשבים יכולים לזלוג? מסתבר שכן. בתעשייה ישנו מונח של "זליגת מחשבים" שכמו חשמל – כאשר יש כמות גדולה ובידוד גרוע – מתבצעת הזליגה.
מדובר על תופעה שמתרחשת במקביל למכרזים מחשבים גדולים. כאשר מתבצע בשוק מכרז ענק – אלפים רבים של מחשבים – ישנה תחרות חריפה בשוק. כולם רוצים "הסטנדרט" של ארגון גדול או אוכלוסיה מסויימת. התחרות גורמת לכך שהאינטגרטורים הישראלים מבקשים מהיצרנים העולמיים הנחות מיוחדות וכך מקבלים מחירים זולים לציוד שיימכר בסופו של דבר ברווח קטן מאוד לעסקה– מדובר אפילו על 1% של רווח שמשמעו המיידית היא הפסד על כל טעות לוגיסטית או אחרת.
עם כך, נשאלת השאלה מדוע האינטגרטורים והיצרנים מסכימים להתחרות בתנאים אלו?
התשובה היא תופעת הזליגה. כאשר יש מכרז ענק כזה של כמה אלפי מחשבים, האינטגרטור מבצע רכישה בכמות גדולה יותר מהכמות המקורית במכרז. ואז האינטגטור יכול למכור את אותו ציוד נוסף בשוק הכללי ברווח גדול יותר. זאת הסיבה שהוא מוכן להיכנס להרפתקאה כזו. יצרני הציוד מחו"ל מצד אחד לא ששים לתופעה כזו כי הדבר גורר ירידה של מחירים אבל מצד שני בכל זאת מתבצעת חדירה גדולה יותר לשוק של אותו ציוד – נתח השוק של היצרן גדל.
לסיכום, בניגוד לחוקי הפיזיקה – גם מחשבים יכולים לזלוג.

הערכת העלויות של מדיניות Multivendor

ארגונים מובילים בישראל ובעולם השומרים על עלויות תפעול נמוכות מתאפיינים בין היתר באחידות של הציוד המנוהל כמו גם שימוש מושכל בכלי ניהול. לדוגמה בתחום השרתים ממשפחת HP , שילוב של Insight Manager עם RDP\Altiris וסטנדרטיזציה של הציוד, יכול לשפר את נצילות ה- Sys Admin ב- 100% ויותר.
קביעה זו נכונה גם לתחום שרתים אחרים (IBM-Direrctor) , גם לתחום ה- PC וגם בתחומים אחרים.

STKI ממליצה ללקוחותיה לבצע הערכה של כדאיות הכנסת ספק נוסף שתרומתו תחרותיות רבה יותר בשלב התמחור, למול תוספת העלות שתגרם בשל פגיעה בסטנדרטיזציה.

במידה והכנסת הציוד לא פוגעת בסטנדרטיזציה הקיימת ברמת התפעול היום יומי, מומלץ להכניס ספק נוסף. לדוגמה, מצב "קלאסי" בו מומלץ להכניס ספק נוסף הנו במידה ומוטמע פרוייקט חדש אשר הציוד בו יתופעל בנפרד מהציוד הקיים בארגון. מקרה אחר בו מומלץ להכניס ספק נוסף הוא כאשר הארגון הוא מספיק גדול ויש בו מספר טכנאים שמתמחים בטכנולוגיה אחת וטכנאים אחרים שמתמחים בטכנולוגיה שנייה (לדוגמה, כמה טכנאים שמתמחים בשרתי HP וכמה בשרתי IBM). מיותר לציין שכל התמחות מחייבת קורסים, הסמכות וכד'.

במידה והציוד הנוסף משתלב בציוד הקיים בארגון, יש לבצע ההערכה של התאמת הציוד לתהליכים\תוכנות שנמצאים בשימוש כיום בארגון ורק לאחר מכן לקבל החלטה.

אימרה ישנה ורלוונטית

בשיחה עם לקוחות נזכרנו היום באימרה ישנה וחשובה:

לא חשבת? אל תדבר!
דיברת? אל תבטיח!
הבטחת? אל תכתוב!
כתבת? אל תחתום!
חתמת? אל תתפלא!!

הפעם הראשונה בה נתקלתי באימרה זו היא בחדרו של דריל אולמן - בזמנו מנהל החוזים של מיקרוסופט ישראל - וכיום יועץ עצמאי ידוע בתחום.
למרות שלעיתים קרובות ישנו רצון להתקרב אל הצד השני תוך מוכנות להתפשר על דברים מסויימים, כדאי מאוד לזכור אימרה חשובה זו.