לאחרונה בצעה STKI בדיקה לגבי התנהלות מחלקת רכש IT. מן הברור עולות נקודות אלו:
1. ישנה שונות רבה בין הארגונים לגבי ההתייחסות של רכש IT. בין ארגונים שבהם מחלקת הרכש מעורבת ברמה העסקית (הנושקת לטכנולוגית) מבחינת בחירת ספקים, טכנולוגיות, צורות הטמעה (המשפיעות על עלויות) וכד'. לבין מחלקות אשר אינן מעורבות כלל ואשר מקבלות "טיוטת" רכש כולל מחירים, מועדי הספקה ולעיתים גם תנאי תשלום ובמקרה זה מחלקת הרכש רק מוציאה את ההזמנה בפועל.
2. החלקים הלוגיסטיים – קליטת הציון אינן מטופלים על ידי צוות הרכש אלא על ידי הצוותים המקצועיים אשר מעדכנים במערכת ה- ERP שהתבצעה קליטה.
3. אישור חשבוניות מתבצע על ידי מחלקת הרכש לפי נוהלים קבועים מראש שעיקרם גודל החשבונית. חשבוניות גדולות במיוחד מאשר אף המנכ"ל.
4. בארגוני הרכש קיימים בד"כ שני דרגים לפחות. דרג הקניינים אשר מבצע את המשא ומתן וקובע מדיניות. דרג העזר מסייע בחלקים הטכניים של הוצאת ההזמנה ומבצע את קבלת החשבוניות (הזנה למערכת) ואחראי לאישורים תוך קביעת התהליך המתאים. יש חשבוניות אשר מאושרות על ידי דרג העזר בלבד (לעיתים תוך אישור הדרגים המקצועיים) ויש חשבוניות שחייבות באישור הקניינים ולעיתים כאמור אף אישור דרגי הנהלה בכירים יותר. כלומר רוב נטל אישור החשבוניות מתבצע על ידי כוח העזר.
5. מבחינת כ"א במחלקת הרכש תמונה אפשרית היא ש- 50% מהצוות הוא קניינים ו-50% כוח עזר.
ארגוני IT חייבים להבין שתחום הרכש הוא תחום שחוסך כסף לארגון – משא ומתן טוב יותר מול ספקים, הסדרי לוגיסטיקה משופרים, פחות טעויות ואיפשור העבודה השוטפת ללא תקלות. כלומר ארגוני רכש אשר אינם עומדים במשימותיהם פוגעים כלכלית בארגון.
1. ישנה שונות רבה בין הארגונים לגבי ההתייחסות של רכש IT. בין ארגונים שבהם מחלקת הרכש מעורבת ברמה העסקית (הנושקת לטכנולוגית) מבחינת בחירת ספקים, טכנולוגיות, צורות הטמעה (המשפיעות על עלויות) וכד'. לבין מחלקות אשר אינן מעורבות כלל ואשר מקבלות "טיוטת" רכש כולל מחירים, מועדי הספקה ולעיתים גם תנאי תשלום ובמקרה זה מחלקת הרכש רק מוציאה את ההזמנה בפועל.
2. החלקים הלוגיסטיים – קליטת הציון אינן מטופלים על ידי צוות הרכש אלא על ידי הצוותים המקצועיים אשר מעדכנים במערכת ה- ERP שהתבצעה קליטה.
3. אישור חשבוניות מתבצע על ידי מחלקת הרכש לפי נוהלים קבועים מראש שעיקרם גודל החשבונית. חשבוניות גדולות במיוחד מאשר אף המנכ"ל.
4. בארגוני הרכש קיימים בד"כ שני דרגים לפחות. דרג הקניינים אשר מבצע את המשא ומתן וקובע מדיניות. דרג העזר מסייע בחלקים הטכניים של הוצאת ההזמנה ומבצע את קבלת החשבוניות (הזנה למערכת) ואחראי לאישורים תוך קביעת התהליך המתאים. יש חשבוניות אשר מאושרות על ידי דרג העזר בלבד (לעיתים תוך אישור הדרגים המקצועיים) ויש חשבוניות שחייבות באישור הקניינים ולעיתים כאמור אף אישור דרגי הנהלה בכירים יותר. כלומר רוב נטל אישור החשבוניות מתבצע על ידי כוח העזר.
5. מבחינת כ"א במחלקת הרכש תמונה אפשרית היא ש- 50% מהצוות הוא קניינים ו-50% כוח עזר.
ארגוני IT חייבים להבין שתחום הרכש הוא תחום שחוסך כסף לארגון – משא ומתן טוב יותר מול ספקים, הסדרי לוגיסטיקה משופרים, פחות טעויות ואיפשור העבודה השוטפת ללא תקלות. כלומר ארגוני רכש אשר אינם עומדים במשימותיהם פוגעים כלכלית בארגון.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה