דוגמה לתהליך ניהול שינויים אצל לקוח מהמגזר הפיננסי

להלן רשמים לגבי תהליך ניהול השינויים אצל לקוח מהמגזר הפיננסי .
ב- MF "העולם יחסית מסודר" – יש טופס שינויים – כולל מעקב אחורה.
לגבי סביבת ה- OPEN, פתחו בארגון מערכת ספציפית מבוססת .net לניהול השינויים ותזמונם בארגון. זאת עקב העובדה שיש בארגון מערכות שעובדות 24 שעות. אחרי הצהריים יש שידורים גיבויים – עובדים 24 שעות. כלומר יש צורך לתאום ההשבתה מבחינת הלו"ז ומימד נוסף הוא התייחסות לגורמים שמעורבים בהשבתה. המשתמשים השונים מה- IT נגשים למערכת דרך ה- outlook – כלומר workflow שעובד דרך outlook. והכל מתועד בתוך מסד נתונים של המערכת. לדוגמה יש תעוד איזה PORTS ב- FW נפתחו בגלל דרישה לאיזה שינוי. הנוהל בארגון הוא שאם יש שינוי טכני –לדוגמה איש תקשורת סגר PORT – הוא חייב לעדכן את מסד הנתונים. זה הנוהל שתבצע באופן עקרוני אבל ישנם מקרים שהגורמים (בדרך כלל הסיסטם) שוכחים לעדכן בגלל עומס. בזמן תהליך השינוי –גם צוות השו"ב מעורב וגם צוות ה- DRP.
ההגדרות במערכת מתבצעות לפני שמכניסים לייצור. ולאחר השינוי ישנו עדכון שהדברים התבצעו. כל זאת גם בכדי להכין את צוות ההפעלה שמגיע בתחילת הבוקר (השינויים מתבצעים בדרך כלל בלילות). לדעת הלקוח, המערכת משקפת את המצב בפועל (מה מותקן על איזה דיסק ועל איזה שרת, איזה PORTS פתוחים ומדוע, וכד') במידה של כ- 97%.
בארגון קיימת מערכת שליטה ובקרה של IBM-מוצר השליטה והבקרה כאשר מערכת ניהול השינויים ( .net ) מעדכנת את ה- מוצר השליטה והבקרה. מתבצע גם עדכון לרמת ה- DRP. נכון להיום יש אפשרות גם ב- מוצר השליטה והבקרה – לבדוק מה תהייה ההשפעה על שינוי\השבתה של רכיב מסוים. הלקוח העיקרי של מוצר השליטה והבקרה \ שו"ב– הוא service desk כאשר יש דגש על כך שלא רוצים להתיש אותם בהרבה הודעות (לא תמיד מסתכלים על הצבעים).
לדוגמה, אם CONTROL-M – נפל ואז מערכת סניפית לא מעודכנת לגמרי ואז ה- מוצר השליטה והבקרה מקבל חיווי ומודיע על הבעיתיות ל- service desk. כל זאת לפני שמתחיל היום וזה מתבצע בגלל המפה העסקית של התהליך שנמצא בשו"ב – מוצר השליטה והבקרה.
גודל צוות השו"ב הוא 3.5 משרה מלאה שלהם.
בסביבת השו"ב יש אפשרות להכניס את המערכת למצב של תחזוקה. וזאת מכיוון שללא פונקציה זו יש בעיה – כאשר עושים שינוי – מקבלים המון חיווים של תקלות. ולכן יש להם אופציה של הכנסת המערכת למצב תחזוקה- ואז לא מקבלים חיווים (כולל שליחת SMS וכד')